Käsikirjoittajan opas

Tämä opas on tarkoitettu helpottamaan käsikirjoittajan ja painon yhteistyötä. Tekstin jatkokäsittely (painaminen, verkkojulkaiseminen yms.) helpottuu ja nopeutuu, jos teksti tehdään jo käsikirjoitusvaiheessa ”oikein”.

Tekstimuoto

Word-tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoitetut tekstit voi toimittaa painoon niin sanottuna tyylimääriteltynä asiakirjana. Tämä tarkoittaa eri tekstiainesten määrittämistä ohjelman omilla työkaluilla.

Koska ohjelmasta on olemassa monia eri-ikäisiä ja -kielisiä versioita, täytyy asiakirjan olla rtf-muodossa (rich text format). Tallennusmuodon voi valita kohdasta Tallenna nimellä..., Tallennusmuoto.

Mikäli tekstisi sisältää epätavallisia merkkejä, vieraiden kielten asetuksia tai kirjainmerkkejä tai runsaasti kuvia, käsikirjoituksen toimittamismuodosta kannattaa sopia painon kanssa erikseen. Sama koskee tiedonsiirtoa, josta enemmän sitä koskevassa luvussa. Lisäksi on tärkeää myös muistaa, että kustantajan edustajaan pitää olla yhteydessä ennen lopullisen aineiston luovuttamista.

Kirjasinlajit ja pistekoot

Tekstissä saisi olla korkeintaan kaksi kirjasinlajia. Hyvä perussääntö on, että leipäteksti eli perusteksti voi olla antiikva-tyyppiä, esimerkiksi Timesia. Otsikoissa voi käyttää groteski-tyyppejä, kuten Helveticaa tai Arialia. Näin saadaan kaunis kontrasti leipätekstin ja otsikoiden välille, joskin ero voidaan luoda myös pistekoon, lihavoinnin tai kursivoinnin avulla. Itse leipätekstin kannattaa olla samaa kirjasinlajia alusta loppuun.

Otsikot

Unigrafian julkaisemissa kirjoissa ei ole suosittu otsikointia, jossa otsikkoasteesta riippuen on jäykkä, pisteellä erotettu numerointi:
1 PÄÄOTSIKKO
1.1 Pääotsikon alaotsikko
1.1.1 Alaotsikon alaotsikko jne.

Parempana on pidetty numerointia korkeintaan pääotsikoissa:
1 PÄÄOTSIKKO
Pääotsikon alaotsikko
Alaotsikon alaotsikko jne.

Viimeksi mainittu otsikointitapa on yhtä tieteellinen kuin edellinen, mutta paljon selkeämpi.

Word-asiakirjassa otsikkoasteiden tekeminen on helppoa ja nopeaa. Otsikkoasteen määrittäminen tapahtuu siten, että valittu otsikko ensin ”maalataan” eli aktivoidaan hiirellä. Sen jälkeen painetaan muotoilupalkin vasemmassa reunassa (kirjasinlajien valintaruudun vasemmalla puolella) olevaa nuolta, jolloin ikkunasta aukeaa valikoima erilaisia tyylejä: Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3 jne. Jo kirjoitusvaiheessa tehty otsikkoasteiden määritys kulkee mukana kirjan taittoon saakka. Lisäksi käsikirjoitukseen pystyy tekemään helposti sisällysluettelon, koska ohjelma järjestää määritellyt otsikot automaattisesti. Otsikkoasteiden kirjasinlajeja, -kokoja ja -leikkauksia voi muokata kohdasta Muotoile, Tyyli..., Muokkaa....

Vihje: pääotsikkoa edeltävän luvun loppuun on kätevää tehdä sivukatko (Ctrl + Enter). Tällöin otsikko ja sitä seuraava luku alkavat uudelta sivulta leipätekstiin tulevista korjauksista, poistoista tai lisäyksistä huolimatta.

Sisällysluettelo

Eri vaihtoehdot sisällysluettelon tekemiseksi löytyvät ikkunasta Lisää, kohdasta Hakemisto ja luettelot.... Ikkunan vasemmassa reunassa olevien muotoiluvaihtoehtojen perusteella ohjelma tekee sisällysluettelon. Jos leipätekstistä lisää tai poistaa otsikon, sisällysluettelo on päivitettävä uudelleen. Päivityksen voi tehdä esimerkiksi poistamalla vanhan sisällysluettelon ja luomalla uuden tilalle.

Hakemisto

Suurin työ hakemiston teossa on hakemistoon päätyvien sanojen merkintä. Työ kannattaa tehdä viimeiseksi ja ennen sen aloittamista on harkittava, tarvitaanko hakemistoa vai riittääkö sisällysluettelo teoksessa olevien asioiden ja aiheiden löytämiseen. Mikäli teos on laaja ja tarkoitettu oppikirjaksi ja hakuteokseksi, hakemisto on tietenkin välttämätön ja vaivan arvoinen.

Hakemiston teon ohjeet löydät helpoiten ohjelmasi ikkunasta Ohje, josta valitset kohdan Sisällys ja hakemisto. Kirjoittamalla hakusanaksi Hakemisto ohjelma etsii ohjeen aiheet. Sivunumeroiden tai merkittyjen sanojen kirjoitusasun muuttuessa hakemiston voi päivittää samoin kuin sisällysluettelon. Wordilla tehty hakemisto siirtyy vaivattomasti useimpiin taitto-ohjelmiin.

Tavutus – miksi sitä ei pidä tehdä itse

Kaikissa tekstinkäsittelyohjelmissa on mahdollisuus tavuttaa tekstiä itse. Pitkien tai ohjelmalle tuntemattomien sanojen tavuttaminen tasaa riville mahtuvan tekstin määrää ja poistaa ylipitkät välit sanojen välistä. Tavutusta ei kannata tehdä itse, koska tavuviivat saattavat jäädä näkyviin paikoille, joihin ne eivät kuulu. Kun sana leipäteksti on tavutettu aivan oikein leipä-teksti mutta sana siirtyykin taitossa rivin reunalta rivin keskelle, voi lopputulos näyttää tältä: leipä-teksti.

Ylä- ja alatunnisteet

Muun muassa sivunumerot ja sivun ylä- tai alareunassa tai marginaalissa juoksevat lukujen otsikot ovat niin sanottuja ylä- ja alatunnisteita. Voit muuttaa sivunumeroiden paikkaa ja kokoa painamalla Näytä ja valitsemalla Ylä- ja alatunniste. Myös juoksevien otsikoiden kirjoittaminen ja määrittäminen onnistuu samasta paikasta, on vain päätettävä, haluaako sivunumeron ylös vai alas, keskelle vaiko reunaan. Nyrkkisääntönä on, ettei sivunumeron paikka ulotu leipätekstin vasemman tai oikean marginaalin yli, vaan on samassa linjassa palstan kanssa.

Viitteet

Jos viitteet ovat seikkaperäisiä ja niitä on paljon, ne kannattaa siirtää leipätekstin loppuun. Word-ohjelman automaattinen viitetoiminto on näppärä ja nopea, mutta se saattaa aiheuttaa ongelmia esimerkiksi silloin, kun leipätekstin yksittäisiä lauseita tai kokonaisia kappaleita muokataan tai siirrellään. Samoin ongelmia voi tulla yritettäessä vaihtaa viitetekstien paikkaa. Helpolla selviää tekemällä viitteet käsin. Teknisiä pulmia ei ilmaannu, mutta taitossa on oltava tavallista huolellisempi, jotta viitteet pysyisivät halutussa paikassa – olivat ne sivujen alalaidassa tai leipätekstin lopussa. Tämän vuoksi Viitteet-otsikkoa edeltävän luvun loppuun on syytä tehdä sivukatko (Ctrl + Enter).

Yhdysmerkki ja ajatusviiva

Yhdysmerkkiä käytetään suomen kielessä esimerkiksi

  • sanan alkuosan ollessa erisnimi ("Suruaika-yhtye")
  • rinnasteisia yhdysosia ilmaistaessa ("puolalais-norjalainen")
  • yhdyssanoissa, joiden alkuosa loppuu samalla vokaalilla kuin loppuosa alkaa ("kala-aamiainen", "valo-olento")
  • sanaliittojen yhteydessä ("kerralla kuntoon -periaate", "Julee Cruise -levy").

Ajatusviivaa puolestaan käytetään esimerkiksi

  • rajakohtia ilmaistaessa ("Mies paiski yrityksessä töitä vuosina 2005–2006.", "Palvelemme auliisti asiakkaita klo 10–18.")
  • repliikeissä ("– Minä tiedän sinun tietävän.")
  • erotettaessa irrallinen elementti virkkeen muusta sisällöstä ("Nainen hypähti – ilman mitään näkyvää syytä – yhtäkkiä kaulaani.")

Huomaa, että kahdessa viimeisessä esimerkissä ajatusviivan molemmille puolille tulee välilyönti.

Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelma saattaa virheellisesti korjata yhdysmerkin ajatusviivaksi. Esimerkiksi kirjoitettaessa virke "Kirjoitan Microsoft Word -asiakirjaa." yhdysmerkki muuttuu automaattisesti ajatusviivaksi, jolloin tuloksena on "Kirjoitan Microsoft Word –asiakirjaa." Tilanteen voi korjata muuttamalla Wordin asetuksia seuraavasti:

  • Valitse Työkalut-valikosta Automaattisen korjauksen asetukset...
  • Valitse Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehti.
  • Poista valinta kohdasta Yhdysmerkit (--) viivoilla (–).
  • Paina OK.

Ohje on kirjoitettu Word 2003 -versiolle, mutta vastaava toimenpide onnistuu myös ohjelman vanhemmissa versioissa.

Wordissa ajatusviivan saat lisättyä tekstiin painamalla yhtaikaa Ctrl-näppäintä ja numeronäppäimistön miinusmerkkiä.

Hyödyllistä tietoa yhdysmerkin ja ajatusviivan käytöstä saat esimerkiksi

Sarkaimet

Leipätekstiin tulevat sisennykset voidaan määrittää kahdella tavalla. Epäkäytännöllisempi tapa on tehdä sisennykset sarkaimella. Tämä tehdään jokaisen kappaleen alkuun erikseen. Sarkaimen leveyden määrittäminen tapahtuu kohdassa Muotoile, Sarkaimet....

Toinen ja parempi tapa on määrittää sisennykset suoraan koko asiakirjaa koskeviksi. Tämän teet kohdasta Muotoile, Kappale... ja Sisennys. Huomaa, että määrityksen on koskettava vain leipätekstiä, ei muita tekstinosia kuten sisällysluetteloa tai otsikoita.

Sisennyksiä tai muita sanan paikkaa rivillä koskevia muutoksia ei pidä tehdä välilyöntinäppäimellä.